Information, Communication and Business
To achieve this, costs have to be controlled and revenues increased. Simple enough, one might say. In reality, however, the picture is much more complex.
Many factors contribute to success, several of which I have already discussed in previous articles. Among them, communication and information play a particularly important role.
Maintaining an effective flow of information is essential not only in communication with customers. Without good internal communication, the operation of the company itself can also be put at risk.
I worked as a press officer for thirteen years. During that time, I was responsible not only for the institution's external communication but also for paying attention to internal communication and information flow. Later, when I worked in industry as a production planner, I experienced the same principle from a different perspective: if I did not receive the necessary information on time, I could not provide the customer with accurate information about quantities, deadlines or the status of production either.
In this article, I would therefore like to look at some of the characteristics of information and communication that can determine the efficiency of an industrial company — or, in fact, of almost any business.
Information must be correct and reliable
In an economic organization — let us take a factory as an example — information must first of all be correct and accurate.
When someone provides information to a colleague or a customer, that information also needs to be reliable. By this I mean that the person providing it makes a clear and responsible statement based on the information available to them, stands by it later, and does not change it without a valid reason.
Naturally, it is best when important information is also recorded in writing. However, it is not always possible to expect every piece of information to arrive by email. In everyday work, we often have to rely on verbal communication.
I have experienced several times that something stated by a colleague, supervisor or customer one day — sometimes in front of several other people — sounded completely different the next day. A different quantity, a different deadline or a different expectation suddenly appeared.
When this happens within internal communication, processes should be designed in a way that minimizes the possibility of such situations occurring. When similar situations arise with a customer, it is important to document the relevant agreements properly.
At the same time, we also have a responsibility for our external communication. If we provide inaccurate or contradictory information to a customer, we can easily lose credibility. In the long term, this can result in lost orders and loss of revenue.
Information must arrive on time
Accurate information alone is not always enough. When we receive it also matters.
Planning and calculation require information to be available at the right time. Therefore, in a well-functioning team, it is important for people to work in a coordinated rhythm and communicate the necessary information to one another in time.
It is not ideal when you have to “pull information out with a pair of pliers” from someone in order to obtain the result or data required for the next calculation, planning task or customer communication.
If the flow of information is slow or blocked at a single point, it can affect the efficiency of the entire process.
Customers cannot always afford to wait hours for important information either. On their side, a delay can lead to production-line stoppages, shipping or sales delays, additional logistics costs or other problems. These consequences can ultimately affect the supplier as well, especially when previously agreed deadlines are not respected.
Communication needs to run smoothly
Some people are more difficult to approach than others. They may be irritable, dismissive or simply unwilling to communicate openly. Such a communication style can become an obstacle to efficient work.
It can also happen that a long-serving employee has specific knowledge that is difficult for others to access. This knowledge is valuable to the company, but it can also become a risk if it remains exclusively with one person.
Managers should therefore make sure that critical or specialized knowledge is not concentrated in a single individual. Whenever possible, such knowledge should be shared with other employees working in similar positions.
This not only facilitates communication but also makes the operation of the company more resilient. If someone is on holiday, becomes ill or leaves the company, an entire process should not come to a standstill simply because that person is no longer available.
Communication with a supervisor — and communication by the manager
Naturally, a manager does not necessarily need to be in constant dialogue with every employee, since managers have their own responsibilities and priorities. It is important, however, that they remain open to being approached and to discussing problems when necessary.
In smaller companies, it can make a significant difference when a manager knows their employees and can establish a personal connection with them. It may sound like a simple thing, but it does not happen everywhere.
Employees, on the other hand, also have a responsibility when communicating with their supervisors. It is not advisable to immediately take every minor problem to the manager, as this can create the impression that the employee is unable to solve problems independently.
It is worth considering first whether the problem can be handled within one's own area of responsibility. If it can, it should be addressed there. If, however, the problem exceeds the employee's authority or responsibilities, it is important to inform the manager in time.
From the perspective of the relationship itself, it is also beneficial if communication is not exclusively about problems. Sharing successes, common achievements or even an occasional moment of humour can improve the relationship between a manager and an employee.
If someone approaches their manager only when there is a problem, a negative association can gradually develop. The manager sees that particular employee and immediately thinks: “There must be another problem.”
The same principle works in the other direction. Managers should also know how to make communication more relaxed and approachable. This can make it easier for employees to report problems while they are still manageable.
This is particularly important because a small problem can become a major one if employees do not feel comfortable reporting it. Fear, overly harsh communication or previous negative experiences can easily lead to a situation where information reaches management only when the problem has already become difficult to handle.
External communication and the customer
I have already discussed the importance of external communication in previous articles about production planning and communication with customers.
Before making a phone call or joining an online meeting, it is worth preparing properly so that we can answer as many questions as possible. We need to know the current status of the order, production and delivery, as well as the important details of the contract and the agreements made with the customer.
These may include, for example, lead times, the frozen window, quantity requirements, MOQ (Minimum Order Quantity) and other conditions agreed with the customer.
Naturally, there are situations in which we may need to make concessions to a customer. At the same time, it is important to keep our own company's interests and the feasibility of our commitments in mind.
It is also advisable to record the most important agreements by email. This is not because we do not trust each other, but because written confirmation makes it clear to both parties later what was actually agreed.
Information ultimately becomes a result
Communication and information do not, by themselves, produce a product or generate revenue. Indirectly, however, they affect almost every process within a company.
Good information is accurate, available on time, accessible and transferable. Good communication makes it possible for that information to reach the people who need it.
If we pay attention to these principles and place appropriate emphasis on communication, we can do more than simply make everyday work easier. We can make the company we operate, manage or work for more efficient, predictable and resilient.
Because in a company, information is not simply data.
Information is what enables a decision to be made — and good communication is what delivers the knowledge needed for that decision to the right person at the right time.
***
Informația, comunicarea și business-ul
În cele din urmă, se spune adesea că succesul unei afaceri poate fi măsurat prin veniturile pe care le generează compania la sfârșitul zilei. Și, într-adevăr, în industrie lucrurile funcționează atunci când reușim să ne vindem produsele, să generăm venituri suficiente, să menținem compania pe linia de plutire și, în mod ideal, să continuăm să ne dezvoltăm.
Pentru a realiza acest lucru, costurile trebuie controlate, iar veniturile trebuie crescute. Pare simplu, am putea spune. În realitate însă, lucrurile sunt mult mai complexe.
La succes contribuie numeroși factori, dintre care am discutat deja despre mai mulți în articolele anterioare. Printre aceștia, comunicarea și informația au un rol deosebit de important.
Menținerea unui flux eficient de informații este esențială nu doar în relația cu clienții. Fără o comunicare internă bună, însăși funcționarea companiei poate fi pusă în pericol.
Am lucrat timp de treisprezece ani ca referent de presă. În această perioadă, nu m-am ocupat doar de comunicarea externă a instituției, ci am acordat atenție și comunicării interne și fluxului de informații. Ulterior, lucrând în industrie ca planificator al producției, am întâlnit același principiu dintr-o perspectivă diferită: dacă nu primeam la timp informațiile necesare, nici eu nu puteam furniza clientului date exacte despre cantități, termene sau stadiul producției.
În acest articol aș dori, prin urmare, să analizez câteva dintre caracteristicile informației și comunicării care pot determina eficiența unei companii industriale sau, de fapt, a aproape oricărei afaceri.
Informația trebuie să fie corectă și de încredere
Într-o organizație economică – să luăm ca exemplu o fabrică – informația trebuie, în primul rând, să fie corectă și exactă.
Atunci când cineva transmite o informație unui coleg sau unui client, aceasta trebuie să fie și de încredere. Prin aceasta înțeleg faptul că persoana care transmite informația face o afirmație clară și responsabilă, bazată pe datele pe care le are la dispoziție, iar ulterior își menține poziția și nu modifică informația fără un motiv justificat.
În mod evident, este cel mai bine ca informațiile importante să fie consemnate și în scris. Totuși, nu putem pretinde întotdeauna ca fiecare informație să fie transmisă prin e-mail. În activitatea de zi cu zi trebuie adesea să ne bazăm și pe comunicarea verbală.
Am constatat de mai multe ori că ceea ce a afirmat într-o zi un coleg, un superior sau chiar un client – uneori în fața mai multor persoane – suna complet diferit a doua zi. Dintr-o dată apărea o altă cantitate, un alt termen sau o altă așteptare.
Atunci când acest lucru se întâmplă în comunicarea internă, procesele ar trebui organizate astfel încât posibilitatea apariției unor asemenea situații să fie redusă la minimum. Atunci când întâlnim situații similare din partea clientului, este important să documentăm corespunzător discuțiile și acordurile relevante.
În același timp, avem și noi o responsabilitate în ceea ce privește comunicarea externă. Dacă transmitem clientului informații inexacte sau contradictorii, ne putem pierde cu ușurință credibilitatea. Pe termen lung, acest lucru poate duce la pierderea unor comenzi și la scăderea veniturilor.
Informația trebuie să ajungă la timp
Informația corectă nu este întotdeauna suficientă. Contează și momentul în care o primim.
Pentru planificare și calcul este nevoie ca informațiile să fie disponibile la momentul potrivit. De aceea, într-o echipă care funcționează bine, este important ca oamenii să lucreze coordonat și să își transmită reciproc la timp informațiile necesare.
Nu este ideal atunci când trebuie să „scoatem cu cleștele” de la cineva rezultatul sau datele necesare pentru următorul calcul, pentru o activitate de planificare sau pentru comunicarea cu clientul.
Dacă fluxul de informații este lent sau blocat într-un singur punct, acest lucru poate afecta eficiența întregului proces.
Nici clienții nu își pot permite întotdeauna să aștepte ore întregi pentru o informație importantă. Din partea lor, o întârziere poate duce la oprirea unei linii de producție, întârzieri în livrare sau vânzare, costuri logistice suplimentare ori alte probleme. În cele din urmă, aceste consecințe pot afecta și furnizorul, în special atunci când termenele stabilite anterior nu sunt respectate.
Comunicarea trebuie să funcționeze fără blocaje
Există persoane care sunt mai greu de abordat decât altele. Pot fi iritabile, respingătoare sau pur și simplu reticente la comunicarea deschisă. Un astfel de stil de comunicare poate deveni un obstacol în calea desfășurării eficiente a activității.
Se poate întâmpla, de asemenea, ca un angajat cu vechime să dețină anumite cunoștințe specifice, la care ceilalți au acces mai dificil. Aceste cunoștințe reprezintă o valoare pentru companie, dar pot deveni și un risc dacă rămân exclusiv în posesia unei singure persoane.
De aceea, managerii ar trebui să se asigure că informațiile critice sau cunoștințele specializate nu sunt concentrate în mâinile unei singure persoane. Ori de câte ori este posibil, aceste cunoștințe ar trebui transmise și altor angajați care ocupă poziții similare.
Acest lucru nu facilitează doar comunicarea, ci face și funcționarea companiei mai rezilientă. Dacă o persoană este în concediu, se îmbolnăvește sau părăsește compania, un întreg proces nu ar trebui să se oprească pur și simplu pentru că acea persoană nu mai este disponibilă.
Comunicarea cu superiorul – și comunicarea managerului
În mod firesc, un manager nu trebuie să fie într-un dialog permanent cu fiecare angajat, deoarece are propriile responsabilități și priorități. Este important însă să fie deschis la solicitări și la discutarea problemelor atunci când este necesar.
În companiile mai mici, poate face o diferență semnificativă faptul că managerul își cunoaște angajații și poate stabili o relație personală cu aceștia. Pare un lucru simplu, dar nu se întâmplă peste tot.
La rândul lor, și angajații au o responsabilitate în comunicarea cu superiorii. Nu este recomandabil să ducă imediat la manager orice problemă minoră, deoarece acest lucru poate crea impresia că angajatul nu este capabil să rezolve problemele în mod independent.
Merită analizat mai întâi dacă problema poate fi rezolvată în cadrul propriei arii de responsabilitate. Dacă da, ar trebui încercată rezolvarea ei acolo. Dacă însă problema depășește autoritatea sau responsabilitățile angajatului, este important ca managerul să fie informat la timp.
Din perspectiva relației dintre cele două părți, este de asemenea benefic ca discuțiile să nu se limiteze exclusiv la probleme. Împărtășirea succeselor, a rezultatelor comune sau chiar a unui moment de umor poate îmbunătăți relația dintre manager și angajat.
Dacă cineva își contactează managerul doar atunci când există o problemă, se poate forma treptat o asociere negativă. Managerul vede acel angajat și se gândește imediat: „Sigur este din nou o problemă.”
Același principiu funcționează și în sens invers. Managerii ar trebui, la rândul lor, să știe cum să facă comunicarea mai relaxată și mai accesibilă. Acest lucru îi poate ajuta pe angajați să semnaleze problemele atunci când acestea sunt încă ușor de gestionat.
Acest aspect este deosebit de important deoarece o problemă mică poate deveni una majoră dacă angajații nu se simt confortabil să o semnaleze. Frica, un stil de comunicare excesiv de dur sau experiențele negative anterioare pot duce cu ușurință la situația în care informația ajunge la conducere abia atunci când problema a devenit deja dificil de gestionat.
Comunicarea externă și clientul
Am discutat deja despre importanța comunicării externe în articolele anterioare despre planificarea producției și comunicarea cu clientul.
Înainte de un apel telefonic sau de o întâlnire online, merită să ne pregătim corespunzător, astfel încât să putem răspunde la cât mai multe întrebări. Trebuie să cunoaștem situația actuală a comenzii, a producției și a livrării, precum și detaliile importante ale contractului și ale acordurilor încheiate cu clientul.
Acestea pot include, de exemplu, termenele de producție și lead time, frozen window, cerințele privind cantitățile, MOQ (Minimum Order Quantity) și alte condiții convenite cu clientul.
Desigur, există situații în care trebuie să facem anumite concesii clientului. În același timp, este important să ținem cont de interesele propriei companii și de posibilitatea reală de a ne respecta angajamentele.
De asemenea, este recomandabil ca cele mai importante acorduri să fie consemnate și prin e-mail. Nu pentru că nu avem încredere unii în alții, ci pentru că o confirmare scrisă clarifică ulterior, pentru ambele părți, ceea ce a fost efectiv convenit.
Informația se transformă, în cele din urmă, în rezultate
Comunicarea și informația nu produc, prin ele însele, un produs și nu generează venituri. În mod indirect însă, ele influențează aproape toate procesele dintr-o companie.
O informație bună este corectă, disponibilă la timp, accesibilă și transmisibilă. O comunicare bună permite ca această informație să ajungă la persoanele care au nevoie de ea.
Dacă acordăm atenție acestor principii și punem accentul corespunzător pe comunicare, putem face mai mult decât să simplificăm activitatea de zi cu zi. Putem face compania pe care o administrăm, o conducem sau în care lucrăm mai eficientă, mai previzibilă și mai rezilientă.
Pentru că, într-o companie, informația nu este doar o simplă colecție de date.
Informația este ceea ce permite luarea unei decizii – iar comunicarea bună este cea care transmite cunoștințele necesare pentru acea decizie persoanei potrivite, la momentul potrivit.
***
Az információ, a kommunikáció és a business
Végső soron minden üzleti eredményesség abban mérhető, hogy a nap végén mennyi a bevétel – szokták mondani. És valóban: az iparban is akkor kerek a történet, ha a terméket el tudjuk adni, megfelelő bevételt termelünk, és a vállalat nemcsak fenn tudja tartani magát, hanem fejlődni is képes.
Ehhez természetesen mérsékelni kell a kiadásokat és növelni a bevételeket. Ilyen egyszerű – mondhatnánk. A kép azonban ennél sokkal árnyaltabb. A sikerességhez számos tényező járul hozzá, amelyek közül több korábbi bejegyzéseimben is előkerült. Ezek között kiemelkedő szerepe van a kommunikációnak és az információnak.
A megfelelő információcsere fenntartása nemcsak a klienssel való kapcsolatban elengedhetetlen. Jó belső kommunikáció nélkül maga a vállalat működése is veszélybe kerülhet.
Tizenhárom évig dolgoztam sajtóreferensként. Ebben az időszakban nemcsak az intézmény külső kommunikációjára kellett figyelnem, hanem a belső információáramlásra is. Később, gyártástervezőként az iparban ugyanezt tapasztaltam: ha nem kaptam meg időben a megfelelő információkat, én sem tudtam a kliensnek pontos adatokat szolgáltatni a mennyiségekről, határidőkről vagy a gyártás állapotáról.
Ebben a bejegyzésben ezért az információ és a kommunikáció néhány olyan tulajdonságát szeretném áttekinteni, amelyek meghatározhatják egy ipari vállalat – vagy tulajdonképpen bármilyen cég – működésének hatékonyságát.
Az információnak helyesnek és megbízhatónak kell lennie
Egy gazdasági szervezetben, nézzünk most például egy gyárat, az információnak elsősorban helyesnek és pontosnak kell lennie.
Amikor valaki információt közöl egy kollégájával vagy egy klienssel, annak megbízhatónak is kell lennie. Ez alatt azt értem, hogy a közlő a rendelkezésére álló adatok alapján egyértelműen és felelősen tesz egy kijelentést, amelyhez később is tartja magát, és nem változtatja meg minden különösebb indok nélkül.
Természetesen a legjobb, ha a fontos információk írásban is rögzítve vannak. Nem lehet azonban mindig elvárni, hogy minden egyes információ e-mailben érkezzen. A mindennapi munkában sokszor az élőszóra kell támaszkodnunk.
Én is többször tapasztaltam, hogy amit egy kolléga, felettes vagy akár kliens egyik nap állított – és amit adott esetben többen is hallottak –, az másnap már egészen másképpen hangzott. Más mennyiség, más időpont vagy más elvárás került elő.
Ha ez a belső kommunikációban fordul elő, a folyamatokat érdemes úgy kialakítani, hogy az ilyen helyzetek minél ritkábban fordulhassanak elő. Ha pedig a kliens részéről tapasztalunk hasonlót, fontos, hogy megfelelően dokumentáljuk az egyeztetéseket.
Ugyanakkor nekünk is felelősségünk van a külső kommunikációban. Ha pontatlan vagy egymásnak ellentmondó információkat adunk a kliensnek, könnyen elveszíthetjük a hitelességünket. Ennek pedig hosszabb távon megrendelések elmaradása és bevételkiesés lehet a következménye.
Az információnak időben kell érkeznie
A pontos információ önmagában nem mindig elegendő. Az is számít, mikor kapjuk meg.
Ahhoz, hogy tervezni és számolni lehessen, az információra megfelelő időben van szükség. Ezért egy jól működő csapatban fontos, hogy az emberek ritmusban dolgozzanak, és időben kommunikálják egymás felé a szükséges adatokat.
Nem szerencsés, ha „harapófogóval” kell kihúzni valakiből azt az eredményt vagy adatot, amelyre egy következő számításhoz, tervezési feladathoz vagy a klienssel való egyeztetéshez szükség van.
Ha egyetlen ponton lassú vagy akadozó az információáramlás, az az egész folyamat hatékonyságára hatással lehet.
A kliens sem tud órákat várni egy fontos információra. Az ő oldalán ez akár gyártósor-leállást, szállítási vagy értékesítési késedelmet, többletlogisztikai költséget vagy más problémát okozhat. Ezek pedig végső soron a beszállító vállalatot is érinthetik, különösen akkor, ha nem tartja magát a korábban egyeztetett határidőkhöz.
A kommunikációnak olajozottan kell működnie
Vannak olyan emberek, akiket nehezebb megszólítani, akik ingerlékenyek, elutasítóak vagy lekezelőek. Egy ilyen kommunikációs stílus hosszú távon akadályozhatja a munkafolyamatokat.
Előfordulhat az is, hogy egy régebb óta a vállalatnál dolgozó munkatárs olyan speciális ismeretekkel rendelkezik, amelyekhez mások nehezebben férnek hozzá. Ez önmagában érték a vállalat számára, de kockázatot is jelenthet, ha az információ kizárólag egyetlen embernél marad.
A vezetőknek ezért érdemes gondoskodniuk arról, hogy a kritikus vagy speciális tudás lehetőleg ne egyetlen személyhez kötődjön. Fontos, hogy az ilyen ismereteket más, hasonló munkakörben dolgozó munkatársak is megismerjék.
Ez nemcsak a kommunikációt könnyíti meg, hanem a vállalat működését is biztonságosabbá teszi. Ha valaki szabadságon van, megbetegszik vagy elhagyja a céget, nem szabad, hogy vele együtt egy teljes munkafolyamat is leálljon.
Kommunikáció a felettessel – és a vezető kommunikációja
Érthető módon egy vezetőnek nem feltétlenül kell folyamatos párbeszédben lennie minden alkalmazottal, hiszen más feladatai és felelősségi körei vannak. Fontos azonban, hogy nyitott legyen a megkeresésekre és az esetleges problémák megbeszélésére.
Kisebb vállalatoknál különösen sokat jelenthet, ha a vezető ismeri a munkatársait, és személyesen is tud kapcsolódni hozzájuk. Ez egyszerű dolognak tűnik, mégis nem mindenhol valósul meg.
Az alkalmazottak részéről ugyanakkor szintén fontos a megfelelő kommunikáció. Nem célszerű minden apró problémával azonnal a feletteshez fordulni, mert ez azt a benyomást keltheti, hogy az adott munkatárs önállóan nem képes problémát megoldani.
Érdemes először megvizsgálni, hogy a probléma saját hatáskörben kezelhető-e, és ha igen, megpróbálni megoldani. Ha viszont a probléma meghaladja az adott munkakör kereteit, akkor természetesen fontos időben jelezni azt a vezetőnek.
A kapcsolat szempontjából az is előnyös, ha a kommunikáció nem kizárólag problémákból áll. A sikerek, közös eredmények vagy akár egy-egy humoros pillanat megosztása is javíthatja a vezető és az alkalmazott közötti kapcsolatot.
Ha valaki kizárólag problémákkal keresi meg a felettesét, idővel kialakulhat egy negatív beidegződés. A vezető meglátja az adott munkatársat, és már előre arra gondol: „Biztosan megint valami probléma van.”
Ugyanígy fontos, hogy a vezető is tudja oldani a kommunikációt és a hangulatot. Ezzel könnyebbé teheti azt is, hogy a munkatársak időben jelezzék a problémákat.
Ez különösen fontos, mert egy kisebb, még könnyen kezelhető probléma sokkal nagyobbá válhat, ha a munkatársak valamilyen okból nem mernek szólni róla. A félelem, a túlzottan szigorú kommunikáció vagy a korábbi negatív tapasztalatok könnyen oda vezethetnek, hogy az információ csak akkor jut el a vezetőhöz, amikor a helyzet már nehezen kezelhető.
Külső kommunikáció és a kliens
A külső kommunikáció fontosságáról már korábbi, a gyártástervezésről és a klienssel való kommunikációról szóló bejegyzéseimben is írtam.
Telefonos kapcsolatfelvétel vagy online megbeszélés előtt érdemes felkészülni, hogy a lehető legtöbb kérdésre választ tudjunk adni. Ismernünk kell a rendelés, a gyártás és a szállítás aktuális állapotát, valamint a szerződés és a megállapodások fontos részleteit.
Ilyenek lehetnek például a rendelési idők és a lead time, a frozen window, a mennyiségi követelmények, az MOQ (Minimum Order Quantity) és egyéb, a klienssel kötött megállapodások.
Természetesen lehetnek olyan helyzetek, amikor engedményeket kell tennünk a kliens felé. Ugyanakkor fontos, hogy közben szem előtt tartsuk a saját vállalatunk érdekeit és a vállalásaink teljesíthetőségét is.
A legfontosabb egyeztetéseket pedig érdemes e-mailben is rögzíteni. Nem azért, mert nem bízunk egymásban, hanem azért, mert egy írásos visszaigazolás később mindkét fél számára egyértelművé teszi, hogy miről született megállapodás.
Az információ végül eredménnyé válik
A kommunikáció és az információ önmagukban természetesen nem termelnek terméket és nem generálnak bevételt. Közvetetten azonban a vállalat szinte minden folyamatára hatással vannak.
A megfelelő információ pontos, időben érkezik, hozzáférhető és továbbadható. A jó kommunikáció pedig lehetővé teszi, hogy ez az információ eljusson azokhoz az emberekhez, akiknek szükségük van rá.
Ha mindezekre odafigyelünk, és megfelelő hangsúlyt helyezünk a kommunikációra, akkor nemcsak a mindennapi munkát könnyíthetjük meg. Hatékonyabbá, kiszámíthatóbbá és ellenállóbbá tehetjük azt a vállalatot is, amelyet működtetünk, vezetünk, vagy amelynek alkalmazottjaként dolgozunk.
Mert egy vállalatban az információ nem egyszerűen adat.
Az információ az, amiből a döntés megszületik – a jó kommunikáció pedig az, ami eljuttatja a döntéshez szükséges tudást a megfelelő emberhez, a megfelelő időben.
***
Information, Kommunikation und Business
Letztendlich wird der Erfolg eines Unternehmens oft daran gemessen, wie viel Umsatz am Ende des Tages erwirtschaftet wird. Und tatsächlich ist auch in der Industrie die Geschichte erst dann rund, wenn wir unsere Produkte verkaufen können, ausreichende Einnahmen erzielen, das Unternehmen erhalten und idealerweise auch weiterentwickeln können.
Dafür müssen Kosten kontrolliert und Einnahmen gesteigert werden. So einfach könnte man sagen. In Wirklichkeit ist das Bild jedoch wesentlich komplexer.
Zum Erfolg tragen zahlreiche Faktoren bei, von denen ich bereits einige in früheren Beiträgen behandelt habe. Eine besonders wichtige Rolle spielen dabei Information und Kommunikation.
Ein funktionierender Informationsaustausch ist nicht nur in der Kommunikation mit Kunden unerlässlich. Ohne eine gute interne Kommunikation kann sogar die Funktionsfähigkeit eines Unternehmens gefährdet werden.
Ich habe dreizehn Jahre lang als Pressereferent gearbeitet. In dieser Zeit war ich nicht nur für die externe Kommunikation der Institution verantwortlich, sondern beschäftigte mich auch mit der internen Kommunikation und dem Informationsfluss. Später, als ich in der Industrie als Produktionsplaner tätig war, erlebte ich dasselbe Prinzip aus einer anderen Perspektive: Wenn ich die notwendigen Informationen nicht rechtzeitig erhielt, konnte auch ich dem Kunden keine genauen Angaben zu Mengen, Terminen oder dem Produktionsstatus machen.
In diesem Beitrag möchte ich daher einige Eigenschaften von Information und Kommunikation betrachten, die die Effizienz eines Industrieunternehmens – oder eigentlich fast jedes Unternehmens – bestimmen können.
Informationen müssen korrekt und zuverlässig sein
In einer wirtschaftlichen Organisation – nehmen wir als Beispiel eine Fabrik – müssen Informationen in erster Linie korrekt und präzise sein.
Wenn jemand einem Kollegen oder einem Kunden eine Information gibt, muss diese auch zuverlässig sein. Damit meine ich, dass die betreffende Person auf Grundlage der ihr zur Verfügung stehenden Daten eine klare und verantwortungsvolle Aussage macht, später auch dazu steht und sie nicht ohne triftigen Grund verändert.
Natürlich ist es am besten, wenn wichtige Informationen zusätzlich schriftlich festgehalten werden. Im Arbeitsalltag kann man jedoch nicht immer erwarten, dass jede Information per E-Mail übermittelt wird. Häufig müssen wir uns auch auf mündliche Kommunikation verlassen.
Ich habe selbst mehrmals erlebt, dass etwas, das ein Kollege, Vorgesetzter oder auch ein Kunde an einem Tag gesagt hatte – manchmal sogar im Beisein mehrerer Personen –, am nächsten Tag plötzlich ganz anders dargestellt wurde. Auf einmal ging es um eine andere Menge, einen anderen Termin oder eine andere Erwartung.
Wenn so etwas innerhalb der internen Kommunikation geschieht, sollten die Prozesse so gestaltet werden, dass die Wahrscheinlichkeit solcher Situationen möglichst gering bleibt. Wenn wir Ähnliches von einem Kunden erleben, ist es wichtig, die entsprechenden Absprachen angemessen zu dokumentieren.
Gleichzeitig tragen auch wir Verantwortung für unsere externe Kommunikation. Wenn wir einem Kunden ungenaue oder widersprüchliche Informationen geben, können wir schnell unsere Glaubwürdigkeit verlieren. Langfristig kann dies zu ausbleibenden Aufträgen und damit zu Umsatzeinbußen führen.
Informationen müssen rechtzeitig ankommen
Korrekte Informationen allein reichen nicht immer aus. Auch der Zeitpunkt, zu dem wir sie erhalten, ist entscheidend.
Für Planung und Berechnung müssen Informationen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein. Deshalb ist es in einem gut funktionierenden Team wichtig, dass die Mitarbeiter koordiniert arbeiten und die notwendigen Informationen rechtzeitig untereinander weitergeben.
Es ist nicht ideal, wenn man Informationen buchstäblich „mit der Zange herausziehen“ muss, um ein Ergebnis oder Daten zu erhalten, die für die nächste Berechnung, eine Planungsaufgabe oder die Kommunikation mit dem Kunden benötigt werden.
Wenn der Informationsfluss an einer einzigen Stelle langsam wird oder ins Stocken gerät, kann dies die Effizienz des gesamten Prozesses beeinträchtigen.
Auch Kunden können es sich nicht immer leisten, stundenlang auf wichtige Informationen zu warten. Auf ihrer Seite kann eine Verzögerung zu einem Produktionsstillstand, Verzögerungen bei Lieferungen oder Verkäufen, zusätzlichen Logistikkosten oder anderen Problemen führen. Letztlich können diese Folgen auch den Lieferanten betreffen – insbesondere dann, wenn zuvor vereinbarte Termine nicht eingehalten werden.
Kommunikation muss reibungslos funktionieren
Es gibt Menschen, die schwieriger anzusprechen sind als andere. Sie können reizbar, abweisend oder einfach nicht bereit für eine offene Kommunikation sein. Ein solcher Kommunikationsstil kann zu einem Hindernis für effizientes Arbeiten werden.
Es kann auch vorkommen, dass ein langjähriger Mitarbeiter über spezielles Wissen verfügt, zu dem andere nur schwer Zugang haben. Dieses Wissen ist für das Unternehmen wertvoll, kann aber auch zu einem Risiko werden, wenn es ausschließlich bei einer einzigen Person bleibt.
Daher sollten Führungskräfte darauf achten, dass kritisches oder spezialisiertes Wissen nicht auf eine einzelne Person konzentriert ist. Wann immer möglich, sollte dieses Wissen auch an andere Mitarbeiter in vergleichbaren Positionen weitergegeben werden.
Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern macht auch den Betrieb des Unternehmens widerstandsfähiger. Wenn jemand im Urlaub ist, erkrankt oder das Unternehmen verlässt, sollte nicht ein ganzer Prozess zum Stillstand kommen, nur weil diese Person nicht verfügbar ist.
Kommunikation mit dem Vorgesetzten – und Kommunikation der Führungskraft
Natürlich muss eine Führungskraft nicht ständig mit jedem Mitarbeiter im Dialog stehen, da sie eigene Verantwortungsbereiche und Prioritäten hat. Wichtig ist jedoch, dass sie für Anliegen erreichbar und bereit ist, Probleme zu besprechen, wenn dies notwendig ist.
Gerade in kleineren Unternehmen kann es einen großen Unterschied machen, wenn eine Führungskraft ihre Mitarbeiter kennt und eine persönliche Verbindung zu ihnen aufbauen kann. Es klingt selbstverständlich, ist aber nicht überall Realität.
Auch die Mitarbeiter tragen Verantwortung für die Kommunikation mit ihren Vorgesetzten. Es ist nicht sinnvoll, wegen jedes kleinen Problems sofort zur Führungskraft zu gehen, da dadurch der Eindruck entstehen kann, dass der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, Probleme selbstständig zu lösen.
Zunächst sollte geprüft werden, ob das Problem innerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs gelöst werden kann. Wenn ja, sollte man versuchen, es dort zu lösen. Wenn das Problem jedoch die eigenen Kompetenzen oder Verantwortlichkeiten überschreitet, ist es wichtig, die Führungskraft rechtzeitig zu informieren.
Für die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist es ebenfalls hilfreich, wenn die Kommunikation nicht ausschließlich aus Problemen besteht. Das Teilen von Erfolgen, gemeinsamen Ergebnissen oder auch eines humorvollen Moments kann die Beziehung zwischen beiden Seiten verbessern.
Wenn jemand seinen Vorgesetzten ausschließlich bei Problemen kontaktiert, kann sich allmählich eine negative Verbindung entwickeln. Die Führungskraft sieht diesen Mitarbeiter und denkt sofort: „Da kommt bestimmt wieder ein Problem.“
Das gleiche Prinzip gilt auch in die andere Richtung. Führungskräfte sollten ebenfalls wissen, wie sie die Kommunikation und die Atmosphäre auflockern können. Dadurch können sie es den Mitarbeitern erleichtern, Probleme rechtzeitig anzusprechen.
Das ist besonders wichtig, denn ein kleines Problem kann zu einem großen werden, wenn Mitarbeiter sich nicht trauen, darüber zu sprechen. Angst, ein übermäßig harter Kommunikationsstil oder frühere negative Erfahrungen können leicht dazu führen, dass Informationen die Führungsebene erst erreichen, wenn das Problem bereits schwierig zu bewältigen ist.
Externe Kommunikation und der Kunde
Über die Bedeutung der externen Kommunikation habe ich bereits in früheren Beiträgen über Produktionsplanung und die Kommunikation mit Kunden geschrieben.
Vor einem Telefongespräch oder einem Online-Meeting lohnt es sich, sich gut vorzubereiten, damit wir möglichst viele Fragen beantworten können. Wir sollten den aktuellen Status der Bestellung, der Produktion und der Lieferung kennen sowie die wichtigen Details des Vertrags und der Vereinbarungen mit dem Kunden.
Dazu können beispielsweise Liefer- und Produktionszeiten bzw. Lead Time, das Frozen Window, Mengenanforderungen, die MOQ (Minimum Order Quantity) und andere mit dem Kunden vereinbarte Bedingungen gehören.
Natürlich gibt es Situationen, in denen wir einem Kunden entgegenkommen müssen. Gleichzeitig ist es wichtig, die Interessen unseres eigenen Unternehmens und die tatsächliche Umsetzbarkeit unserer Zusagen im Blick zu behalten.
Die wichtigsten Vereinbarungen sollten außerdem per E-Mail festgehalten werden. Nicht, weil wir einander nicht vertrauen, sondern weil eine schriftliche Bestätigung später für beide Seiten eindeutig festhält, was tatsächlich vereinbart wurde.
Informationen werden letztendlich zu Ergebnissen
Information und Kommunikation erzeugen nicht unmittelbar ein Produkt und generieren auch nicht direkt Umsatz. Indirekt beeinflussen sie jedoch nahezu alle Prozesse innerhalb eines Unternehmens.
Gute Informationen sind korrekt, rechtzeitig verfügbar, zugänglich und weitergebbar. Gute Kommunikation ermöglicht es, dass diese Informationen die Menschen erreichen, die sie benötigen.
Wenn wir auf diese Grundsätze achten und der Kommunikation die notwendige Bedeutung beimessen, können wir mehr erreichen, als lediglich die tägliche Arbeit zu erleichtern. Wir können das Unternehmen, das wir betreiben, führen oder in dem wir arbeiten, effizienter, berechenbarer und widerstandsfähiger machen.
Denn in einem Unternehmen ist Information nicht einfach nur eine Sammlung von Daten.
Information ermöglicht eine Entscheidung – und gute Kommunikation sorgt dafür, dass das für diese Entscheidung notwendige Wissen zur richtigen Person und zum richtigen Zeitpunkt gelangt.
Comments
Post a Comment